Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Seit der Neufassung von § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz versteht das Umsatzsteuerrecht darunter eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die XRechnung ist eines der in Deutschland verbreiteten Formate dafür. Dieser Beitrag erklärt, was eine XRechnung ausmacht, für wen sie wann Pflicht wird und wie Sie typische Fehler vermeiden.
Was eine XRechnung ist
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss grundsätzlich der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei ohne eingebettetes Rechnungsbild.
Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit XML |
| lesbar | mit Viewer | direkt |
| maßgeblich | XML-Daten | XML-Daten |
| Behörden | oft gefordert | je nach Vorgabe |
Der letzte Punkt ist wichtig: Bei hybriden Formaten sind nach den BMF-FAQ die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Wer ZUGFeRD erstellt, muss also sicherstellen, dass XML und PDF übereinstimmen. Mehr zum Vergleich lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2026.
Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt nach den BMF-FAQ bereits ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen gelten die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist immer möglich, ein anderes elektronisches Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027.
- EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen erfüllen, können bis zum 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden.
Keine E-Rechnung ist unter anderem erforderlich bei Rechnungen an Endverbraucher, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, bei Fahrausweisen nach § 34 UStDV und bei Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, fällt ab diesem Zeitpunkt unter die allgemeinen Regeln.
Rechnungen an Behörden und die Leitweg-ID
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Dort wird die Leitweg-ID benötigt, damit die Rechnung elektronisch an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Zwischen Unternehmen ist nach den BMF-FAQ grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Die Länder haben eigene Regelungen, deshalb sollten Sie bei Aufträgen von Landes- oder Kommunalbehörden die Vorgaben des Auftraggebers prüfen.
Eine XRechnung erstellen: die Schritte
1. Inhalte vollständig erfassen
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten auch für die E-Rechnung und müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Eine Übersicht bietet der Beitrag Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
2. Passendes Werkzeug wählen
Welcher Weg passt, hängt vor allem von der Zahl Ihrer Rechnungen und Ihrer vorhandenen Buchhaltung ab. Grundsätzlich kommen drei Wege in Betracht: eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit E-Rechnungs-Export, ein Online-Erfassungsportal, etwa das des Bundes für Rechnungen an Bundesbehörden, oder ein Dienstleister. Prüfen Sie, welche Version der XRechnung und welche Profile das Werkzeug unterstützt.
3. Validieren und übermitteln
Vor dem Versand sollte die Datei gegen die technischen Regeln geprüft werden. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt dafür einen öffentlich verfügbaren Prüfmechanismus bereit, viele Programme integrieren ihn. Übermittelt werden kann die Datei zum Beispiel per E-Mail oder über ein Portal. Speichern Sie das Prüfergebnis zusammen mit der Rechnung, damit Sie bei Rückfragen nachweisen können, was versendet wurde.
Was der Empfang in der Praxis bedeutet
Auch wer selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen darf, muss eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Weil eine XRechnung kein Rechnungsbild enthält, brauchen Sie ein Anzeigeprogramm, um den Inhalt lesen und prüfen zu können. Nach den BMF-FAQ gibt es dafür auch kostenfreie Angebote. Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen wie jede andere Rechnung auf die Pflichtangaben, bevor Sie daraus Vorsteuer ziehen. Eine fehlerhafte Rechnung berechtigt nach § 15 UStG nicht ohne Weiteres zum Vorsteuerabzug. Legen Sie außerdem fest, an welche E-Mail-Adresse oder welchen Kanal Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen, damit die Dateien nicht in einem allgemeinen Postfach untergehen. Ein klarer Eingangsprozess spart Rückfragen und erleichtert die spätere Archivierung. Wer mit einer Steuerkanzlei arbeitet, sollte zudem klären, in welcher Form die XML-Dateien weitergegeben werden.
Fallbeispiel (fiktiv)
Ein Webentwickler mit einem Vorjahresumsatz von 120.000 Euro arbeitet 2026 für Unternehmen und gelegentlich für eine Bundesbehörde. An Unternehmen darf er 2026 und wegen seines Umsatzes auch 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, sofern die Empfänger zustimmen. Für die Bundesbehörde erstellt er dagegen eine XRechnung mit deren Leitweg-ID, prüft die Datei mit einem Validator und lädt sie über das vorgegebene Portal hoch. Um 2028 nicht unter Zeitdruck umzustellen, testet er schon jetzt mit zwei Stammkunden den Versand von E-Rechnungen.
Aufbewahrung
Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen strukturierten Form, also die XML-Datei. Ein Ausdruck oder eine reine Bilddatei genügt dafür nicht. Die Fristen ergeben sich aus § 14b UStG und § 147 AO, die Anforderungen an die Archivierung aus den GoBD, siehe GoBD-konforme Belegarchivierung.
Häufige Fehler
- Eine PDF-Datei wird für eine E-Rechnung gehalten.
- Bei ZUGFeRD weichen PDF-Bild und XML-Daten voneinander ab.
- Es wird ein Profil verwendet, das die Voraussetzungen nicht erfüllt, etwa MINIMUM oder BASIC-WL.
- Bei Behördenaufträgen fehlt die Leitweg-ID.
- Nur das Rechnungsbild wird archiviert, die XML-Datei wird gelöscht.
- Die Übergangsfrist wird als Befreiung missverstanden und die Umstellung zu spät begonnen.
Für einfache Rechnungen im Rahmen der Übergangszeit können Sie den Rechnungsgenerator nutzen. Er erzeugt eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- E-Rechnungsverordnung des Bundes
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
