Eine Rechnung kommt als XML-Datei an, eine andere als PDF, und ein Kunde fordert ein neues Format. Für Selbstständige geht es 2026 nicht nur um eine Softwareeinstellung. Empfang, Ausstellung, Ausnahmen und Aufbewahrung müssen getrennt betrachtet werden. Dieser Beitrag erklärt den Umstellungsprozess für inländische Unternehmergeschäfte. Er behandelt nicht die technischen Einzelheiten jeder XRechnung oder jedes ZUGFeRD-Profils.
Was rechtlich als E-Rechnung gilt
§ 14 Absatz 1 UStG unterscheidet elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format von sonstigen Rechnungen. Das strukturierte Format muss elektronische Verarbeitung ermöglichen und die gesetzlichen Formatvoraussetzungen erfüllen. Eine einfache PDF-Datei mit sichtbar geschriebenen Rechnungsangaben wird dadurch nicht zur E-Rechnung. Ebenso wenig genügt ein Foto einer Papierrechnung, selbst wenn eine Texterkennung die wichtigsten Beträge ausliest.
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate können die Anforderungen erfüllen. Allerdings ist nicht jede Datei mit einer entsprechenden Bezeichnung automatisch richtig. Maßgeblich bleiben Datenstruktur und Inhalt. Bei einem hybriden Format stehen eine lesbare Ansicht und strukturierte Rechnungsdaten nebeneinander. Die Bildansicht allein darf daher nicht die Prüfung der maßgeblichen Daten ersetzen, wenn Unterschiede oder fehlende Angaben auftreten.
Wen die Regelung grundsätzlich betrifft
Die verpflichtende E-Rechnung nach § 14 UStG betrifft unter den gesetzlichen Voraussetzungen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Der konkrete Umsatz und die Ansässigkeit sind zu prüfen. Aus der allgemeinen Bezeichnung Selbstständiger folgt noch nicht, dass jede ausgestellte Rechnung darunterfällt. Geschäfte mit privaten Endverbrauchern oder besondere steuerfreie Umsätze müssen anders eingeordnet werden.
Freiberufler können Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein, ebenso Vermieter oder Personen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Die Möglichkeit einer EÜR ändert daran nichts. Buchführungspflicht und Rechnungsformat sind zwei unterschiedliche Rechtsfragen. Wer wegen geringer Größe keine Bilanz aufstellt, kann trotzdem strukturierte Rechnungen empfangen müssen. Die Umstellung darf deshalb nicht allein an der bisherigen Gewinnermittlung festgemacht werden.
Empfang ist bereits erforderlich
Nach den seit 2025 geltenden Regeln müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die BMF-FAQ erläutert, dass dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach genügt. Das bedeutet nicht, dass ein ungelesener Anhang die gesamte Bearbeitung erledigt. Planen Sie zusätzlich, wer die Datei öffnet, die Daten darstellt, die Rechnung prüft und den Zusammenhang mit Auftrag und Zahlung festhält.
Für den Empfang einer gesetzlich vorgesehenen E-Rechnung ist keine gesonderte Zustimmung wie bei einer sonstigen elektronischen Rechnung erforderlich. Die Übermittlung ist nicht auf einen einzigen technischen Kanal festgelegt. Vereinbaren Sie mit Lieferanten einen zuverlässigen Weg und halten Sie die Zuständigkeit intern fest. Ein erreichbareres Postfach hilft wenig, wenn Rechnungen anschließend im Spamordner liegen oder nur als Bildschirmfoto weitergegeben werden.
Welche Übergangsregeln 2026 gelten
§ 27 Absatz 38 UStG enthält Übergangsregeln für die Ausstellung. Bis Ende 2026 können für die darunterfallenden Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Andere elektronische Formate, etwa einfache PDF-Dateien, setzen dabei die Zustimmung des Empfängers voraus. Empfang und Ausstellung werden also nicht zum gleichen Zeitpunkt gleich streng behandelt. Die Übergangsregeln sollten jeweils auf den tatsächlich ausgeführten Umsatz angewandt werden.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die entsprechende Übergangsfrist bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine besondere Übergangsregel bis Ende 2027. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Übergangsfrist ist das strukturierte Format für die erfassten Umsätze erforderlich. Diese zeitabhängigen Angaben beziehen sich auf die Umstellung ab 2026; gesetzliche Ausnahmen bleiben davon unberührt.
Kleinunternehmer sind nicht nur später dran
§ 34a UStDV enthält eine eigene Regel für Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern. Sie sind von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Deshalb wäre die Aussage falsch, sämtliche Kleinunternehmer müssten ab 2028 zwingend strukturierte Rechnungen ausstellen. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung muss die Ausstellungspflicht unter den dann geltenden Voraussetzungen neu geprüft werden.
Weitere Sonderregeln betreffen insbesondere Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Vorgaben außerhalb der umsatzsteuerlichen B2B-Regeln bestehen. Übertragen Sie daher eine Ausnahme nicht ohne Prüfung auf einen anderen Rechnungstyp. Die BMF-FAQ erläutert diese Abgrenzungen und die nebeneinander bestehenden Rechtsbereiche.
Beispiel: Empfang und Versand getrennt organisieren
Eine selbstständige Übersetzerin wendet 2026 die Kleinunternehmerregelung an. Ein inländischer Lieferant sendet ihr eine strukturierte Rechnung über eine betriebliche Leistung. Die Übersetzerin organisiert den Empfang und die lesbare Darstellung der Datei. Für ihre eigenen Leistungen prüft sie dagegen die Rechnungsanforderungen des § 34a UStDV. Aus der eingehenden E-Rechnung entsteht nicht automatisch dieselbe Formatpflicht für ihre Ausgangsrechnungen.
Angenommen, Rechnung und Zahlung betragen jeweils 180 Euro. Der frei gewählte Betrag erleichtert nur den Abgleich; er soll keine Grenze oder Steuerberechnung darstellen. Die Datei wird dem Auftrag und der Zahlung zugeordnet. Wenn die lesbare Ansicht einen anderen Gesamtbetrag als die strukturierten Daten zeigt, bleibt der Fall offen und wird mit dem Aussteller geklärt. Ein automatischer Import sollte diesen Widerspruch nicht verdecken.
Eine praktische Umstellungscheckliste
- Eingangsadresse und Vertretung bei Abwesenheit festlegen.
- Strukturierte Dateien sicher empfangen und lesbar darstellen können.
- Rechnungsangaben und Daten mit dem Geschäftsvorfall abgleichen.
- Ausgangsumsätze nach Übergangsregeln und Ausnahmen unterscheiden.
- Originaldateien mit einer nachvollziehbaren Zuordnung aufbewahren.
§ 14b UStG und § 147 AO regeln einschlägige Aufbewahrungspflichten. Der Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt nicht ihre erforderlichen strukturierten Originaldaten. Bewahren Sie außerdem relevante Anlagen so auf, dass ihre Verbindung zur Rechnung erhalten bleibt. Dieser Beitrag nennt bewusst keine allgemeine Aufbewahrungsdauer für sämtliche Unterlagen: Dokumentenart, ergänzende Pflichten und besondere Fälle müssen jeweils geprüft werden.
Häufige Fehler bei der Umstellung
Typische Fehler sind eine PDF als strukturierte Rechnung zu behandeln, die Übergangsfrist mit einer Befreiung vom Empfang zu verwechseln und Kleinunternehmer pauschal in eine spätere Ausstellungspflicht einzuordnen. Auch eine technische Validierung ist keine vollständige steuerliche Freigabe. § 15 UStG verlangt für einen Vorsteuerabzug eigene Voraussetzungen. Format, Rechnungsinhalt und tatsächlicher Leistungsbezug müssen daher getrennt kontrolliert werden.
Die Anleitung zu Rechnungsangaben erläutert den Inhalt, die XRechnung-Anleitung das strukturierte Format und die ZUGFeRD-Anleitung den hybriden Aufbau. Der Mehrwertsteuer-Rechner unterstützt die Betragskontrolle, erzeugt aber keine rechtliche Formatbestätigung. Testen Sie vor der Umstellung einen vollständigen Vorgang vom Eingang bis zur Ablage, statt nur einen Anhang erfolgreich zu öffnen.
Quellen
- BMF: FAQ zur obligatorischen E-Rechnung
- § 14 UStG: Definition und Ausstellung
- § 27 UStG: Übergangsvorschriften
- § 34a UStDV: Kleinunternehmerrechnungen
- § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen
- § 34 UStDV: Fahrausweise
- § 14b UStG: Aufbewahrung
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
- § 2 UStG: Unternehmerbegriff
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
