Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht bestimmte Umsatzsteuerpflichten, ist aber keine allgemeine Steuerfreiheit für kleine Betriebe. Gerade bei starkem Wachstum muss der Wechsel rechtzeitig erkannt werden. Dieser Beitrag erklärt die für 2026 geltenden Grenzen und ihre Folgen. Er konzentriert sich auf die Entscheidung und die laufende Überwachung, nicht auf eine vollständige Einführung in die Umsatzsteuer.
Was die Regelung tatsächlich bewirkt
Nach § 19 Absatz 1 UStG sind die dort bezeichneten Umsätze eines im Inland oder in den gesetzlich genannten Gebieten ansässigen Unternehmers unter den entsprechenden Voraussetzungen steuerfrei. Auf solche Umsätze wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. Der Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen, die diesen steuerfreien Umsätzen dienen, ist nach § 15 Absatz 2 UStG grundsätzlich ausgeschlossen.
Die Regelung sagt dagegen nichts darüber aus, ob Ihr Gewinn einkommensteuerpflichtig ist. Betriebsausgaben und Gewinnermittlung bleiben nach den einschlägigen Einkommensteuervorschriften zu beurteilen. Auch Aufzeichnungen und Rechnungsunterlagen werden nicht überflüssig. Unterscheiden Sie daher konsequent zwischen Umsatz, Gewinn und Umsatzsteuer: Ein niedriger Gewinn beweist keine Einhaltung der Umsatzgrenzen.
Die beiden Umsatzgrenzen für bestehende Unternehmen
Für 2026 verlangt § 19 Absatz 1 UStG grundsätzlich, dass der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Bedingungen gehören zusammen. Genau 25.000 Euro im Vorjahr liegen noch innerhalb der Grenze; ein darüber liegender Gesamtumsatz schließt die Anwendung im folgenden Jahr grundsätzlich aus.
Die laufende Grenze ist keine bloße Prognosegrenze. Das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 erläutert in Abschnitt 19.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, dass die tatsächlichen Umsätze maßgeblich sind. Auch wenn zu Jahresbeginn geringere Umsätze erwartet wurden, kann die Befreiung deshalb im Laufe des Jahres enden. Umgekehrt ersetzt eine optimistische Umsatzplanung nicht die gesetzlich verlangte Betrachtung der tatsächlichen Entwicklung.
Das Folgejahr zusätzlich im Blick behalten
Ein bestehendes Unternehmen kann im laufenden Jahr unter den Voraussetzungen des § 19 UStG steuerfreie Umsätze oberhalb von 25.000 Euro erzielen, solange die laufende Grenze nicht überschritten wird. Für das nächste Kalenderjahr ist dann jedoch die Vorjahresgrenze erneut zu prüfen. Die höhere laufende Grenze bedeutet nicht, dass dauerhaft jedes Jahr bis zu 100.000 Euro unter dieser Regelung erzielt werden dürfen.
Welche Beträge in den Gesamtumsatz eingehen
§ 19 Absatz 2 UStG definiert den Gesamtumsatz anhand der nach vereinnahmten Entgelten berechneten steuerbaren Umsätze und nennt gesetzliche Ausnahmen. Es genügt daher nicht, ausschließlich Rechnungsbeträge nach Ausstellungsdatum zu addieren. Prüfen Sie tatsächliche Zahlungseingänge, relevante Anzahlungen und besondere Umsatzarten nach der Vorschrift. Bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben nach den dort genannten Voraussetzungen außer Ansatz.
Umsätze aus der Veräußerung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens sind nach § 19 Absatz 2 UStG ausgeschlossen. Ein Verkauf eines betrieblichen Geräts ist deshalb nicht automatisch wie ein gewöhnlicher Kundenumsatz in die Grenze einzurechnen. Die Einordnung als Anlagevermögen muss allerdings zutreffen. Bei mehreren selbstständigen Tätigkeiten derselben Person ist außerdem der Unternehmer insgesamt zu betrachten, nicht jede Tätigkeit als beliebig getrennte Grenze.
Überschreitung: Der gesamte auslösende Umsatz zählt
Das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 stellt klar, dass bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, nicht mehr nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei ist. Nicht nur der übersteigende Teil wird regelbesteuert. Für die konkrete Steuerbehandlung sind dann die allgemeinen Vorschriften über Steuerpflicht, Steuersatz und Entstehung zu prüfen.
Beispiel mit einem größeren Auftrag
Angenommen, eine Unternehmerin hatte 2025 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 20.000 Euro. Im Jahr 2026 hat sie zunächst 80.000 Euro erzielt. Ein weiterer vollständig bezahlter Umsatz über 40.000 Euro führt zur Überschreitung der laufenden Grenze. Dieser auslösende Umsatz ist insgesamt nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Die Zahlen entsprechen einem vereinfachten Beispielsfall, nicht einer allgemeinen Preisempfehlung.
Wie viel Umsatzsteuer daraus entsteht, hängt unter anderem von Leistung und Preisvereinbarung ab. Ein fest vereinbarter Endpreis kann wirtschaftlich anders wirken als ein Nettopreis zuzüglich Steuer. Bereiten Sie deshalb bei Annäherung an die Grenze Rechnungsstellung, Verträge und Steuerreserve vor. Der Wechsel sollte nicht erst auffallen, wenn eine Kanzlei viele Monate später die Unterlagen auswertet.
Besonderheit im Jahr der Gründung
Bei Aufnahme einer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres stellt Abschnitt 19.1 Absatz 3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses auf den tatsächlichen inländischen Gesamtumsatz dieses Jahres ab. Nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro, nicht die laufende Grenze von 100.000 Euro für bestehende Unternehmen.
Verlassen Sie sich daher nicht auf einen alten Gründungsratgeber, der nur mit einer allgemeinen Jahresprognose arbeitet. Überwachen Sie die tatsächlichen Umsätze von Beginn an. Auch beim Überschreiten der im Gründungsjahr maßgeblichen Grenze müssen Rechnungen und weitere steuerliche Behandlung rechtzeitig angepasst werden. Bei unklaren Anzahlungen oder zeitlich gestreckten Leistungen ist eine individuelle Prüfung sinnvoll.
Rechnungen und besondere Steuerpflichten
§ 34a UStDV nennt die Mindestangaben für Rechnungen über nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze, darunter Namen und Anschriften, die dort vorgesehene steuerliche Identifikation, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung. Umsatzsteuer darf für diese Umsätze nicht gesondert ausgewiesen werden. Ein unberechtigter Steuerausweis kann nach § 14c UStG eigene Folgen haben.
Die Regelung beseitigt nicht sämtliche denkbaren Umsatzsteuerpflichten. Beispielsweise kann bei bestimmten bezogenen Leistungen § 13b UStG relevant werden. § 19 UStG und § 18 UStG enthalten zudem besondere Vorgaben und Ausnahmen für Erklärungspflichten. Deshalb wäre die pauschale Aussage, Kleinunternehmer hätten niemals etwas mit Umsatzsteuererklärungen zu tun, zu weitgehend. Prüfen Sie Auslandsgeschäfte gesondert.
Freiwillig verzichten und die Folgen abwägen
Nach § 19 Absatz 3 UStG kann der Unternehmer auf die Steuerbefreiung verzichten. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Ein späterer Widerruf ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich; die Erklärung ist keine beliebig monatlich wechselbare Option. Größere Investitionen können die Entscheidung beeinflussen, garantieren aber nicht automatisch einen wirtschaftlichen Vorteil.
- Kundenstruktur und vereinbarte Netto- oder Endpreise prüfen.
- Voraussichtliche Investitionen und möglichen Vorsteuerabzug beurteilen.
- Zusätzliche Erklärungspflichten und laufenden Arbeitsaufwand berücksichtigen.
- Bindungswirkung und spätere Änderungen der Geschäftslage abwägen.
Häufige Fehler und laufende Kontrolle
Typische Fehler sind veraltete Umsatzgrenzen, die Verwechslung von Umsatz und Gewinn und die Anwendung der 100.000-Euro-Grenze im Gründungsjahr. Ebenso riskant ist die Annahme, nur der überschießende Teil eines Umsatzes werde steuerpflichtig. Führen Sie eine verständliche Übersicht über die relevanten Zahlungseingänge und markieren Sie besondere Umsatzarten zur gesonderten Prüfung.
Der Mehrwertsteuer-Guide erklärt die allgemeine Berechnung; die Vorsteuer-Anleitung vertieft den Abzug. Für Belege nutzen Sie die Rechnungscheckliste. Der Mehrwertsteuerrechner hilft bei Netto- und Bruttopreisen, überwacht aber keine Umsatzgrenze und entscheidet nicht über Ihre Steuerbefreiung.
Quellen
- § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
- § 13b UStG: Besondere Steuerschuld
- § 14c UStG: Unberechtigter Steuerausweis
- § 18 UStG: Erklärungspflichten
- § 34a UStDV: Kleinunternehmerrechnungen
- BMF: Neufassung der Kleinunternehmerregelung vom 18. März 2025
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
