Eine Rechnung liegt im E-Mail-Postfach, der zugehörige Zahlungsvorgang im Bankportal und ein weiterer Beleg auf dem Smartphone. Solange diese Unterlagen nicht zuverlässig zusammengeführt werden, bleibt die Buchführung schwer überprüfbar. Dieser Beitrag behandelt den praktischen Archivierungsprozess. Die grundsätzliche Entscheidung zwischen Papier und digitaler Arbeit ist dagegen ein eigenes Thema.
GoBD sind Anforderungen an das gesamte Verfahren
Die GoBD erläutern die Verwaltungsauffassung zur elektronischen Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen sowie zum Datenzugriff. Gesetzliche Grundlagen bilden insbesondere §§ 146 und 147 AO. Nach § 146 Absatz 1 AO müssen erforderliche Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Eine ansprechende Oberfläche oder ein automatischer Upload beweist noch nicht, dass der gesamte betriebliche Prozess diese Anforderungen erfüllt.
Wer seine Gewinne mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, sollte elektronische Unterlagen ebenfalls nicht als beliebig austauschbare Dateien behandeln. Welche konkreten Aufzeichnungspflichten bestehen, hängt vom Betrieb und den jeweiligen Steuergesetzen ab. Die verwendeten Systeme, Zuständigkeiten und Kontrollen müssen zusammenpassen. Ein Produktname oder die Aussage eines Anbieters ersetzt keine Prüfung der tatsächlichen Arbeitsweise.
Originaldateien und strukturierte Rechnungsdaten erhalten
Eine Bildschirmansicht ist nicht immer der vollständige Beleg
Elektronisch eingegangene Unterlagen sollten so gesichert werden, dass ihre steuerlich relevanten Informationen erhalten und zugänglich bleiben. Für E-Rechnungen nach § 14 Absatz 1 UStG ist dabei der strukturierte Datensatz wichtig. Ein ausgedrucktes Bild oder ein Bildschirmfoto übernimmt nicht automatisch sämtliche maschinenlesbaren Rechnungsinformationen. Speichern Sie daher nicht nur die Ansicht, die Sie beim Öffnen sehen.
Die GoBD-Änderung des BMF vom 14. Juli 2025 präzisiert in Randziffer 119: Bei einer E-Rechnung genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn die übrigen Anforderungen erfüllt werden. Enthält der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, muss auch dieser erhalten bleiben. Das ist keine Erlaubnis, sämtliche Begleitinformationen ungeprüft zu löschen.
Eingang und Vollständigkeit kontrollieren
Richten Sie einen Eingang ein, der Lieferantenrechnungen zuverlässig erfasst. Prüfen Sie, ob Dateien lesbar sind, Anlagen fehlen oder eine Rechnung doppelt eingegangen ist. Ein zentraler Ordner kann beim Sammeln helfen, bildet aber ohne weitere Sicherungen noch kein belastbares Archiv. Dokumentieren Sie auch, wie elektronische Rechnungen aus Portalen abgeholt werden, bevor der Zugang endet.
Papierbelege mit nachvollziehbarer Qualitätskontrolle erfassen
Bei der Digitalisierung muss der Beleginhalt vollständig erkennbar bleiben. Kontrollieren Sie Rückseiten, mehrere Seiten, blasse Thermodrucke und handschriftliche Ergänzungen. Eine automatisch erkannte Summe ersetzt nicht das Belegbild. Bei einem abgeschnittenen Lieferantennamen lässt sich eine Buchung möglicherweise nicht mehr ausreichend zuordnen, selbst wenn Betrag und Datum korrekt erkannt wurden.
Beschreiben Sie, wer scannt, wer die Lesbarkeit prüft und was bei mangelhaften Aufnahmen passiert. § 147 Absatz 2 AO enthält Anforderungen an die zulässige elektronische Aufbewahrung und die Übereinstimmung mit den Unterlagen. Ob ein Papieroriginal danach vernichtet werden darf, hängt zusätzlich von anderen Aufbewahrungs- und Beweisinteressen ab. Legen Sie deshalb kein allgemeines Vernichtungsdatum allein aufgrund eines erfolgreichen Fotos fest.
Beispiel: Eine Rechnung vom Eingang bis zur Übergabe
Angenommen, ein Designbüro erhält eine hybride E-Rechnung für einen betrieblichen Einkauf. Die verantwortliche Mitarbeiterin sichert zunächst die Originaldatei und prüft den strukturierten Inhalt. Die sichtbare Darstellung enthält zusätzlich einen steuerlich relevanten Buchungsvermerk. Beide Teile bleiben deshalb erhalten. Anschließend erhält die Rechnung eine interne Belegkennung; Zahlungsnachweis und spätere Buchung werden eindeutig damit verbunden.
Bei der Kontrolle fällt auf, dass die Zuordnung zu einem Projekt falsch ist. Die Mitarbeiterin korrigiert die Zuordnung nach dem festgelegten Verfahren, ohne die ursprüngliche Rechnungsdatei zu überschreiben. Die Änderung bleibt nachvollziehbar. Eine andere Person kann später vom Zahlungsvorgang zur Rechnung und von der Rechnung zur Buchung gelangen. Genau diese überprüfbare Verbindung ist wichtiger als eine besonders komplizierte Ordnerstruktur.
Änderungen nachvollziehbar machen
Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch Änderungen, deren Zeitpunkt und Bedeutung unklar bleiben, sind problematisch. Berichtigungen müssen daher nachvollziehbar erfolgen. Verwechseln Sie diesen Grundsatz nicht mit der Behauptung, dass nach einer Erfassung niemals mehr ein Fehler korrigiert werden dürfte.
Prüfen Sie die tatsächlichen Änderungsmöglichkeiten Ihrer Systeme: Können Dateien still überschrieben werden? Wer darf Unterlagen löschen? Wie werden Korrekturen dokumentiert? Ein Sicherungsdienst schützt möglicherweise gegen Geräteverlust, aber nicht automatisch gegen unbemerkte nachträgliche Veränderungen. Datensicherung und ordnungsmäßige Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben und müssen beide in den Ablauf eingebunden werden.
Eine verständliche Verfahrensdokumentation erstellen
- Eingangswege für Papier, E-Mail und Rechnungsportale beschreiben.
- Verantwortliche Personen und Zugriffsrechte festhalten.
- Erfassung, Lesbarkeitskontrolle und Zuordnung zur Buchung erklären.
- Korrekturen, Sicherung und Wiederherstellung nachvollziehbar darstellen.
- Ausgabe und Datenzugriff für eine Prüfung vorbereiten.
Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Beschreibung des eingesetzten Verfahrens. Diese muss zu Ihrem Betrieb passen. Eine fremde Mustervorlage hilft wenig, wenn sie Abläufe nennt, die niemand tatsächlich ausführt. Ändern sich Software, Zuständigkeiten oder Arbeitswege, halten Sie auch diese Entwicklung fest. So bleibt erkennbar, welches Verfahren für die jeweiligen Unterlagen angewendet wurde.
Aufbewahrung und Zugriff nicht dem Zufall überlassen
Die Fristen richten sich insbesondere nach § 147 Absatz 3 AO und für Rechnungen nach § 14b UStG. Unterschiedliche Dokumentarten, Übergangsregeln und noch offene Besteuerungsverfahren können relevant sein. Eine pauschale Aussage, dass jeder Geschäftsbeleg dieselbe Anzahl Jahre aufzubewahren sei, wäre deshalb unzuverlässig. Prüfen Sie vor einer Löschung die konkrete Einordnung anhand der offiziellen Vorschriften.
Auch während eines Anbieterwechsels müssen Unterlagen verfügbar bleiben. Testen Sie, ob Belege vollständig exportiert und später wiedergefunden werden können. Der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 AO darf nicht dadurch praktisch unmöglich werden, dass nur einzelne Screenshots übrig bleiben. Vereinbaren Sie vor einem Systemwechsel, welche Daten und Belegverknüpfungen erhalten werden müssen.
Häufige Fehler und der nächste sinnvolle Schritt
Typische Fehler sind das Löschen strukturierter Rechnungsdaten, ein unkontrollierter Sammelordner und die Annahme, jede Cloud-Speicherung sei automatisch unveränderbar. Ebenso riskant sind ungeprüfte OCR-Ergebnisse oder eine Dokumentation, die den wirklichen Ablauf nicht beschreibt. Beginnen Sie mit einer Stichprobe: Lassen sich einige Belege vom Eingang bis zur Buchung vollständig nachvollziehen?
Zur Arbeitsorganisation lesen Sie digitale Buchhaltung im Vergleich zu Papier. Die Übergabe an die Steuerkanzlei behandelt Export und Abstimmung; die Einordnung der Aufbewahrungsfristen vertieft die Dokumentarten. Der Mehrwertsteuerrechner unterstützt die rechnerische Betragskontrolle, beurteilt aber weder Belegqualität noch GoBD-Konformität.
Quellen
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften
- § 147 AO: Aufbewahrung und Datenzugriff
- § 14 UStG: Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF: GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
