Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV, während Sie Ausgaben in einer anderen Anwendung sammeln. Daraus folgt nicht, dass jeder Tabellenexport direkt in die Kanzleisoftware importiert werden kann. Eine verlässliche Übergabe beginnt deshalb mit einer klaren Absprache: Welche Informationen benötigt die Kanzlei, welche Originalbelege gehören dazu und wer übernimmt die fachliche Prüfung?
Excel-Export und DATEV-Format unterscheiden
Die vorhandene Exportfunktion von Fisnap erstellt eine Excel-Datei im XLSX-Format. Je nach Auswahl enthält sie Datum, Lieferant, Kategorie, Betrag, Notizen und Tags. Eine native DATEV-Datei, eine direkte DATEV-Schnittstelle oder eine automatische Übertragung an die Kanzlei wird damit nicht erzeugt. Die Datei fasst erfasste Belegdaten zusammen, ersetzt aber keinen fertig geprüften Buchungsstapel.
Eine Ausgabenkategorie ist außerdem nicht automatisch ein steuerliches Buchungskonto. Ebenso wenig beweist ein Tabellenbetrag, dass eine Rechnung vollständig betrieblich abziehbar ist. Die Kanzlei muss die Daten nach den Anforderungen ihres Arbeitsablaufs prüfen und gegebenenfalls ergänzen oder umwandeln. Ob eine technische Weiterverarbeitung möglich ist, sollten Sie vorab klären und nicht aus der Dateiendung ableiten.
Welche Angaben nicht vorausgesetzt werden dürfen
Belegbilder, Rechnungsnummern, getrennte Steuerbeträge und verbindliche Kontenzuordnungen dürfen nicht als automatisch enthalten angenommen werden. Prüfen Sie den tatsächlichen Export, statt sich auf allgemeine Aussagen zu digitalen Übergaben zu verlassen. Benötigt die Kanzlei solche Informationen, müssen die Originalbelege und gegebenenfalls eine zusätzliche Übersicht nach dem vereinbarten Verfahren bereitgestellt werden.
Vor dem ersten Export mit der Kanzlei sprechen
Fragen Sie zunächst, ob eine XLSX-Tabelle für diesen Arbeitsschritt sinnvoll ist. Manche Kanzleien benötigen zusätzlich Originaldateien über ihr eigenes Austauschportal. Andere möchten Belege direkt in einem anderen Verfahren erhalten. Eine Tabelle ist nur dann hilfreich, wenn sie zum vereinbarten Ablauf passt. Sie müssen dafür nicht selbst technische Importvorgaben erraten.
- Zeitraum und Termin der Übergabe eindeutig vereinbaren.
- Benötigte Spalten und ergänzende Informationen festlegen.
- Übermittlungsweg für Originalbelege und sensible Daten abstimmen.
- Zuständigkeit für Kontierung und steuerliche Prüfung klären.
- Rückfragen und nachträgliche Ergänzungen nachvollziehbar organisieren.
Lassen Sie sich bei größerem Belegvolumen einen kleinen Probeexport beurteilen. Ein solcher Test zeigt früh, welche Angaben fehlen oder missverständlich sind. Eine pauschale Zusage, dass jede DATEV-Kanzlei eine beliebige Tabelle ohne Zusatzarbeit übernehmen könne, wäre unzuverlässig. Vereinbaren Sie auch, wie die Kanzlei bestätigt, dass die Lieferung vollständig angekommen ist.
Zeitraum, Filter und ausgewählte Spalten kontrollieren
Ein Export kann nur die ausgewählten und tatsächlich erfassten Datensätze enthalten. Prüfen Sie daher den Zeitraum, die Kategorien und die Spaltenauswahl. Eine Tabelle mit ausschließlich Büromaterial beweist nicht, dass alle Betriebsausgaben des Monats erfasst wurden. Wenn Sie nach Kategorien filtern, kennzeichnen Sie die Datei entsprechend und teilen Sie den eingeschränkten Umfang mit.
Das Belegdatum ist nicht automatisch das Zahlungsdatum oder der steuerlich maßgebliche Buchungszeitpunkt. Für eine Einnahmenüberschussrechnung sind insbesondere § 4 Absatz 3 und § 11 EStG relevant; für die umsatzsteuerliche Einordnung gelten eigene Regeln. Beschreiben Sie deshalb, was die exportierte Datumsspalte tatsächlich darstellt. Die Kanzlei kann erforderliche weitere Zeitangaben aus den Nachweisen zuordnen.
Beträge und Währungen nicht vermischen
Kontrollieren Sie, ob die Beträge zur jeweiligen Rechnung passen und welche Währung ihnen zugrunde liegt. Eine Zahl ohne eindeutige Währungszuordnung kann missverständlich sein. Auch ein Summenfeld am Tabellenende ist keine weitere Rechnung und sollte nicht als eigener Geschäftsvorfall übernommen werden. Erläutern Sie Besonderheiten wie Gutschriften oder private Anteile, statt die Tabelle still passend zu verändern.
Praxisbeispiel einer nachvollziehbaren Übergabe
Eine selbstständige Grafikerin bereitet ihre Unterlagen für September vor. In ihrer Übersicht stehen zwölf Belege mit einem Gesamtbetrag von 720 Euro. Beide Zahlen sind frei gewählte Beispielwerte. Bei der Prüfung entdeckt sie eine doppelt erfasste Rechnung über 60 Euro. Nach Klärung bleiben elf unterschiedliche Belege mit insgesamt 660 Euro. Sie hält fest, welche Erfassung als Dublette ausgesondert wurde.
Die Grafikerin exportiert anschließend die vereinbarten Spalten und stellt die elf Originalbelege über den mit der Kanzlei abgesprochenen Weg bereit. Bei einem Beleg erläutert sie die gemischte private und betriebliche Nutzung. Die Kanzlei bestätigt den Eingang, prüft die steuerliche Behandlung und übernimmt die Angaben in ihr System. Der rechnerisch abgestimmte Gesamtbetrag sagt noch nicht, welcher Anteil steuerlich abziehbar ist.
Originalbelege bleiben unverzichtbar
Die Tabelle enthält zusammengefasste Daten, nicht zwangsläufig den vollständigen Rechnungsinhalt. Für Rechnungsangaben ist § 14 UStG relevant, für den Vorsteuerabzug insbesondere § 15 UStG. Ein erfasster Lieferantenname und eine Summe reichen nicht aus, um sämtliche Voraussetzungen dieser Vorschriften nachzuweisen. Geben Sie deshalb die benötigten Originalunterlagen zusätzlich weiter.
Bei E-Rechnungen nach § 14 Absatz 1 UStG ist der strukturierte Datenteil wichtig. Die GoBD-Änderung des BMF vom 14. Juli 2025 erläutert in Randziffer 119 dessen Aufbewahrung und die Behandlung zusätzlicher steuerlich relevanter Informationen. Ein Foto der sichtbaren Rechnung oder eine Tabellenzeile ersetzt diese Daten nicht. Klären Sie mit der Kanzlei, wie die Originaldateien erhalten und zugänglich bleiben.
Übergabe ersetzt keine ordnungsmäßige Aufbewahrung
§ 146 AO enthält Anforderungen an die Führung erforderlicher Bücher und Aufzeichnungen; § 147 AO regelt Aufbewahrung und Datenzugriff. Für Rechnungen ist außerdem § 14b UStG zu beachten. Eine erfolgreiche Übermittlung beendet diese Pflichten nicht. Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt von Dokumentart und weiteren gesetzlichen Voraussetzungen ab; hier wird kein pauschales Löschdatum festgelegt.
Dokumentieren Sie, welchen Zeitraum und welche Unterlagen Sie übergeben haben. Nachträge sollten als solche erkennbar bleiben, damit ein zweiter Export nicht versehentlich als vollständig neue Lieferung behandelt wird. Änderungen dürfen die Nachvollziehbarkeit nach § 146 Absatz 4 AO nicht unterlaufen. Eine korrigierte Übersicht sollte deshalb mit einer klaren Erläuterung an die Kanzlei gehen.
Häufige Fehler und ein verlässlicher Abschluss
Typische Fehler sind die Gleichsetzung von XLSX und DATEV-Format, fehlende Originalbelege und ungeprüfte Kategorien. Hinzu kommen überlappende Zeiträume, falsche Währungsannahmen und eine als Beleg behandelte Summenzeile. Automatische Erfassung kann die Vorbereitung unterstützen, entbindet aber nicht von der sachlichen Kontrolle. Versprechen über garantierte Importfähigkeit oder bestimmte eingesparte Arbeitsstunden wären ohne belastbaren Nachweis nicht sinnvoll.
Prüfen Sie vor jeder Übergabe Umfang, Dubletten, Beträge und Originaldateien. Die GoBD-Anleitung zur Archivierung erläutert den vorgelagerten Prozess. Der Vergleich digitaler und papierbasierter Buchhaltung hilft bei der Organisation; die EÜR-Anleitung erklärt die Gewinnbasis. Mit dem Gewinnrechner können Sie Einnahmen und Ausgaben rechnerisch vergleichen, aber keine DATEV-Datei erzeugen.
Quellen
- § 4 EStG: Gewinnermittlung
- § 11 EStG: Zeitliche Zuordnung
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften
- § 147 AO: Aufbewahrung und Zugriff
- § 14 UStG: Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
- BMF: GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
