Ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Homeoffice: Kassenbons begleiten jeden Einkauf. Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie lange sie Belege aufbewahren müssen, für Privatpersonen, ob überhaupt eine Pflicht besteht. Dieser Beitrag ordnet die rechtlichen Grundlagen ein.
Belegausgabepflicht nach § 146a AO
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem, etwa eine elektronische Registrierkasse, einsetzt, ist nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, dem Kunden einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen. Diese sogenannte Belegausgabepflicht gilt unabhängig davon, ob der Kunde den Bon mitnimmt oder nicht. Die technischen Anforderungen an das Aufzeichnungssystem selbst, insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, ergeben sich aus § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung.
Aufbewahrungspflicht für Unternehmen: § 147 AO
Für Unternehmen zählt der Kassenbon als Buchungsbeleg im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, sofern er eine Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme dokumentiert. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege richtet sich nach § 147 Abs. 3 AO. Welche Frist konkret zählt, kann sich durch Gesetzesänderungen verschoben haben, maßgeblich ist stets der aktuelle Wortlaut von § 147 Abs. 3 AO auf gesetze-im-internet.de.
Zusätzlich verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eine nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Archivierung. Das betrifft auch digital empfangene oder digitalisierte Kassenbons. Mehr dazu im Beitrag GoBD-konforme Belegarchivierung sowie in der Übersicht Aufbewahrungsfristen für Belege in Deutschland.
Thermopapier: ein praktisches Problem
Viele Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt, das innerhalb weniger Monate verblasst. Da § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege bei einer Wiedergabe die bildliche Übereinstimmung mit dem Original verlangt, sollten Unternehmen Kassenbons zeitnah einscannen oder fotografieren und GoBD-konform archivieren. Eine strukturierte digitale Ablage erleichtert zudem Betriebsprüfungen. Hilfreiche Praxistipps liefert der Beitrag Belege digitalisieren.
Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Für Privatpersonen besteht grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Kassenbons aufzubewahren. Eine Ausnahme regelt § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Wer als Privatperson eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück in Auftrag gibt, etwa eine Handwerkerrechnung, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Für den täglichen Einkauf im Supermarkt gilt diese Pflicht nicht. Dennoch lohnt sich die Aufbewahrung von Kassenbons aus praktischen Gründen, etwa für Garantie- und Gewährleistungsansprüche oder für die Rückgabe von Waren.
Beispiel (fiktiv)
Das folgende Beispiel ist frei erfunden und veranschaulicht nur die Einordnung in der Praxis eines Kleinunternehmens.
| Beleg | Einordnung |
|---|---|
| Bon für Büromaterial, betrieblich | Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Bon über privaten Einkauf | keine Aufbewahrungspflicht nach AO |
| Handwerkerrechnung einer Privatperson | zwei Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
Für Selbstständige, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die lückenlose Dokumentation der Betriebsausgaben Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 4 EStG. Eine Übersicht abzugsfähiger Kosten bietet der Beitrag Betriebsausgaben absetzen, Grundlagen zur EÜR liefert Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wer die eigenen Zahlen überschlägig prüfen möchte, kann den Gewinnrechner nutzen.
Wer ist überhaupt zur Aufbewahrung verpflichtet?
Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft grundsätzlich alle, die nach Steuerrecht oder nach anderen Gesetzen, etwa dem Handelsgesetzbuch, zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Das betrifft Einzelunternehmer, Personen- und Kapitalgesellschaften gleichermaßen, unabhängig davon, ob der Gewinn per Bilanz oder per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird. Auch wer freiwillig Bücher führt, ohne gesetzlich dazu verpflichtet zu sein, sollte die Grundsätze von § 147 AO beachten, da sie die Nachvollziehbarkeit der Buchführung sichern.
Was zählt konkret als Buchungsbeleg?
Als Buchungsbeleg im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO gilt jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall belegt, also nicht nur der Kassenbon selbst, sondern auch Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge mit Geschäftsbezug und Lieferscheine, die zugleich als Rechnung dienen. Entscheidend ist der inhaltliche Bezug zum Betrieb, nicht die Form des Belegs. Ein digital erstellter Kassenbon unterliegt denselben Anforderungen wie ein Papierbeleg.
Betriebsprüfung und Belegvorlage
Im Rahmen einer Außenprüfung nach § 193 ff. AO kann die Finanzverwaltung die Vorlage sämtlicher aufbewahrungspflichtiger Unterlagen verlangen, einschließlich digital gespeicherter Kassenbons. Fehlen Belege oder sind sie nicht mehr lesbar, kann dies zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO führen, was für Unternehmen regelmäßig nachteilig ist. Eine konsequente, geordnete und GoBD-konforme Ablage ist deshalb nicht nur eine Formalität, sondern schützt vor finanziellen Nachteilen im Prüfungsfall.
Kassenbuch und Einzelaufzeichnungspflicht
Wer bargeldintensiv arbeitet, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie, muss zusätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO beachten. Jeder Geschäftsvorfall ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen, der Kassenbon dient dabei als unterstützender Beleg für die Nachvollziehbarkeit der Tageseinnahmen. In Verbindung mit der Belegausgabepflicht nach § 146a AO ergibt sich so ein lückenloses System aus Aufzeichnung, Belegerstellung und Aufbewahrung.
Digitale Kassensysteme und Datenzugriff
Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Prüfung auch auf digitale Kassendaten zugreifen, etwa über die sogenannte Kassen-Nachschau nach § 146b AO. Eine saubere digitale Archivierung aller Kassenbons und zugehöriger Protokolldaten erleichtert diesen Zugriff und verhindert Verzögerungen oder Beanstandungen. Für kleine Unternehmen empfiehlt sich deshalb frühzeitig eine strukturierte digitale Ablage, wie sie auch im Beitrag Belege digitalisieren beschrieben wird.
Häufige Fehler
- Kassenbons werden nur in Papierform abgelegt, ohne rechtzeitige Digitalisierung, sodass verblasstes Thermopapier bei einer Betriebsprüfung nicht mehr lesbar ist.
- Es wird angenommen, dass die Belegausgabepflicht nach § 146a AO bedeutet, dass der Kunde den Bon mitnehmen muss. Die Pflicht betrifft nur die Ausstellung durch das Unternehmen.
- Private und betriebliche Belege werden vermischt, obwohl nur betrieblich veranlasste Belege unter § 147 AO fallen.
- Privatpersonen gehen davon aus, dass sie jeden Kassenbon gesetzlich aufbewahren müssen. Außerhalb der Regelung für grundstücksbezogene Werklieferungen nach § 14b UStG besteht diese Pflicht nicht.
- Digitalisierte Kassenbons werden nicht GoBD-konform archiviert, etwa ohne Nachvollziehbarkeit oder Änderungssicherheit, was die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stellen kann.
Quellen
- § 147 AO auf gesetze-im-internet.de
- § 146a AO auf gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG auf gesetze-im-internet.de
- BMF Amtliches Handbuch: § 147 AO
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
