Ein voller Bankkontostand bedeutet nicht automatisch einen hohen steuerlichen Gewinn. Umgekehrt kann ein Betrieb Gewinn ausweisen, obwohl Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben. Der Unterschied hängt unter anderem von der Gewinnermittlungsmethode ab. Für Selbstständige sind besonders die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Betriebsvermögensvergleich wichtig. Dieser Beitrag erklärt die Entscheidung zwischen den Methoden und ihre Folgen anhand eines einfachen Falls. Die praktische Vorbereitung einer einzelnen EÜR wird im verlinkten Spezialbeitrag behandelt. Hier geht es zuerst darum, welche Methode rechtlich zulässig oder erforderlich ist.
Nicht zuerst die bequemere Methode auswählen
§ 4 Abs. 3 EStG erlaubt bestimmten Steuerpflichtigen, den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben zu ermitteln. Voraussetzung ist unter anderem, dass sie nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse erstellen müssen und dies auch nicht freiwillig tun. Die EÜR ist deshalb keine freie Option neben jeder vorhandenen Bilanz. Prüfen Sie die Voraussetzungen vor einer Entscheidung. Eine Buchhaltungssoftware mit beiden Ansichten eröffnet nicht automatisch ein steuerliches Wahlrecht für jeden Betrieb.
Für den Betriebsvermögensvergleich ist insbesondere § 4 Abs. 1 EStG maßgeblich. Bei Gewerbetreibenden ist außerdem § 5 EStG zu berücksichtigen. Die Buchführungspflicht kann sich über § 140 AO aus anderen Gesetzen ergeben oder nach § 141 AO unter dessen Voraussetzungen entstehen. Rechtsform, Tätigkeit und rechtliche Pflichten sind deshalb getrennt zu prüfen. Eine Gesellschaft mit eigenständigen Pflichten lässt sich nicht allein aufgrund geringer Einnahmen wie ein freiberuflicher Einzelbetrieb behandeln. Auch die Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuerrechts entscheidet nicht über die Gewinnermittlungsmethode.
Freiberufliche Tätigkeit und Gewerbe unterscheiden
§ 18 EStG beschreibt Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, darunter bestimmte freiberufliche Tätigkeiten. Die eigene Bezeichnung als Freelancer genügt für diese Einordnung nicht. Tatsächliche Tätigkeit und gesetzliche Voraussetzungen sind maßgeblich. § 141 AO richtet sich hinsichtlich der dort genannten gewerblichen Voraussetzungen nicht pauschal an jeden Freiberufler. Trotzdem ist der Satz „Freiberufler dürfen immer EÜR machen“ zu weit, wenn andere gesetzliche Pflichten, Rechtsformen oder eine freiwillige Buchführung mit Abschlüssen nicht berücksichtigt werden. Ausgangspunkt bleibt § 4 Abs. 3 EStG.
Bei gewerblichen Betrieben enthält § 141 AO bestimmte Größenmerkmale. Prüfen Sie die aktuelle amtliche Fassung und die genaue Berechnungsgrundlage, statt ältere Umsatz- und Gewinngrenzen fortzuschreiben. Auch Beginn und Ende einer hieraus folgenden Pflicht ergeben sich nicht allein aus einer beliebigen Tabellenzeile. § 141 Abs. 2 AO regelt insbesondere den Zusammenhang mit der Mitteilung der Finanzbehörde. Lassen Sie deshalb bei einer Grenznähe oder einer entsprechenden Nachricht des Finanzamts den konkreten Beginn der Pflicht klären.
EÜR: Geldfluss mit gesetzlichen Ausnahmen
Bei der EÜR spielt der Zufluss und Abfluss nach § 11 EStG eine zentrale Rolle. Eine gewöhnliche Betriebseinnahme wird grundsätzlich dem Zeitpunkt des Geldzuflusses zugeordnet; für Ausgaben gelten die jeweiligen Abflussregeln. Das ist aber keine uneingeschränkte Formel „alles auf dem Konto ist Gewinn“. Private Einlagen, Darlehen und andere nicht gewinnwirksame Geldbewegungen müssen abgegrenzt werden. § 4 Abs. 3 EStG enthält außerdem besondere Regeln für bestimmte Wirtschaftsgüter; Abschreibungsvorschriften bleiben zu berücksichtigen.
Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen in zeitlicher Nähe zum Jahreswechsel enthält § 11 EStG eine Ausnahme. Ihre Voraussetzungen sind einzeln zu prüfen, nicht pauschal auf jede Dezemberrechnung auszudehnen. Auch die Anschaffung eines länger nutzbaren Wirtschaftsguts lässt sich nicht allein wegen der Zahlung im Dezember vollständig diesem Jahr als gewöhnliche Ausgabe zuordnen (§§ 4 Abs. 3, 7 EStG). Der Beitrag Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorbereiten behandelt diese Arbeitsabläufe genauer und ergänzt die methodische Entscheidung dieses Artikels.
Bilanz: Vermögen und Verpflichtungen einbeziehen
Der Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG stellt auf die Veränderung des Betriebsvermögens ab, ergänzt um die dort geregelte Behandlung von Entnahmen und Einlagen. Im Rahmen der einschlägigen Bilanzierungsregeln können Forderungen und Verbindlichkeiten eine Rolle spielen, obwohl noch kein Geld geflossen ist. Die Gewinnermittlung lässt sich deshalb nicht aus dem Bankkonto allein rekonstruieren. Für gewerbliche Betriebe kommt § 5 EStG hinzu. Die genaue Bewertung einzelner Positionen kann weitere Vorschriften erfordern, insbesondere § 6 EStG.
Eine Bilanz ist nicht einfach eine EÜR mit zusätzlichen Spalten. Vermögenswerte, Verpflichtungen und ihre Entwicklung müssen vollständig und zutreffend erfasst werden. Auch ein hoher Aufwand für neue Geräte führt nicht zwingend zu einer entsprechend sofortigen Gewinnminderung. Die Abschreibung bleibt nach § 7 EStG gesondert zu bestimmen. Wer bilanzieren muss, sollte die dafür nötigen Informationen frühzeitig sammeln. Offene Kundenforderungen, Lieferantenverbindlichkeiten und Bestände sind nicht durch eine Liste bezahlter Rechnungen vollständig ersetzt.
Beispiel: Leistung im Dezember, Zahlung im Januar
Ein selbstständiger Dienstleister erbringt im Dezember eine vollständig abgeschlossene Leistung. Der Kunde schuldet dafür 2.000 Euro und bezahlt erst im Januar. Für das vereinfachte Beispiel bleiben Umsatzsteuer, Ausgaben und Besonderheiten außer Betracht. Bei zulässiger EÜR ist der gewöhnliche Zahlungseingang grundsätzlich im Januar nach § 11 EStG zu berücksichtigen. Die bloße Rechnungsstellung im Dezember führt nicht automatisch zu einer Betriebseinnahme im selben Jahr. Die 2.000 Euro sind ein frei gewählter Beispielbetrag, keine steuerliche Grenze.
Bei einer Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich kann die bereits entstandene Forderung dem Dezember zugeordnet sein, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist (§§ 4 Abs. 1, 5 EStG unter den jeweils geltenden Voraussetzungen). Das Beispiel setzt eine tatsächlich abgeschlossene und entsprechend zu erfassende Leistung voraus. Eine Anzahlung, eine streitige Forderung oder eine nicht abgeschlossene Leistung kann weitere Prüfungen erfordern. Der Fall zeigt den methodischen Unterschied, nicht eine allgemeine Erlaubnis, Gewinne beliebig zwischen Jahren zu verschieben.
Methodenwechsel nicht als Jahresendetrick behandeln
Ein Wechsel kann rechtlich erforderlich werden oder unter zulässigen Voraussetzungen freiwillig erfolgen. Dabei müssen Geschäftsvorgänge so übergeleitet werden, dass Einnahmen und Ausgaben weder doppelt noch gar nicht berücksichtigt werden. Offene Forderungen, Verbindlichkeiten und bereits behandelte Anschaffungen sind besonders wichtig. Die einschlägigen Grundsätze werden in den amtlichen Einkommensteuerhinweisen zur Gewinnermittlung erläutert. Ein Methodenwechsel sollte deshalb mit einer fachlich geprüften Überleitung vorbereitet werden, nicht durch eine neue Einstellung im Programm am letzten Tag des Jahres.
Erstellen Sie vor einem Wechsel eine Übersicht der bisherigen Methode, der offenen Positionen und des geplanten Zeitpunkts. Klären Sie die rechtliche Grundlage sowie die notwendigen Abschlüsse und steuerlichen Übermittlungen. § 60 EStDV betrifft Unterlagen und elektronische Übermittlung bei der Gewinnermittlung; bei Bilanzen ist außerdem § 5b EStG zu prüfen. Diese Anforderungen werden nicht automatisch durch einen beliebigen Tabellenexport erfüllt. Die Vorbereitung der Steuererklärung für Freiberufler hilft, Gewinnermittlung und persönliche Steuerangaben auseinanderzuhalten.
Häufige Fehler und eine brauchbare Entscheidungsvorlage
Typische Fehler sind die Gleichsetzung von Umsatzsteuerstatus und EÜR-Berechtigung, veraltete Grenzwerte, private Einlagen als Einnahmen sowie eine pauschale Gewinnberechnung aus Bankbewegungen. Auch eine freiwillig geführte Bilanz darf nicht ohne Prüfung ignoriert werden. Notieren Sie Rechtsform, tatsächliche Tätigkeit, bestehende Pflichten und verwendete Methode. Ergänzen Sie offene Fragen zum Jahreswechsel. Eine nachvollziehbare Entscheidungsvorlage ist hilfreicher als der Versuch, ausschließlich anhand des niedrigeren rechnerischen Gewinns eine Methode auszuwählen.
Die Pflichten der digitalen Buchführung betreffen den ordnungsgemäßen Ablauf, unabhängig davon, welche Gewinnermittlungsmethode zulässig ist. Der Gewinnrechner liefert eine einfache vorbereitende Übersicht, erstellt aber keine steuerliche Bilanz und prüft nicht die EÜR-Berechtigung. Klären Sie die Methode zuerst. Erst danach können Belegsammlung, Aufzeichnungen und Jahresabschluss so organisiert werden, dass die ermittelten Zahlen nicht nur rechnerisch stimmen, sondern auch rechtlich zur Tätigkeit passen.
Quellen
- § 4 EStG
- § 5 EStG
- § 5b EStG
- § 6 EStG
- § 7 EStG
- § 11 EStG
- § 18 EStG
- § 140 AO
- § 141 AO
- § 60 EStDV
- BMF: Hinweise zur Gewinnermittlung und zum Methodenwechsel
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
