Die Restaurantrechnung ist geprüft, die Teilnehmenden sind notiert, und trotzdem kann die Buchung falsch sein. Besonders häufig werden die einkommensteuerliche Begrenzung und der Vorsteuerabzug miteinander vermischt. Dabei behandeln die Vorschriften zwei unterschiedliche Fragen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf den Weg vom vollständigen Beleg zur getrennten Buchung. Das Ausfüllen des Bewirtungsnachweises und die grundsätzliche Abziehbarkeit werden in den verlinkten ergänzenden Beiträgen vertieft.
Zuerst den tatsächlichen Anlass einordnen
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG regelt die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Typisch ist ein Essen mit Geschäftspartnern, bei dem der betriebliche Zusammenhang konkret erkennbar ist. Ein privates Treffen wird nicht allein durch die Bezahlung vom Geschäftskonto zur geschäftlichen Bewirtung. Auch die Anwesenheit einer selbstständigen Person macht den Anlass nicht automatisch betrieblich. Dokumentiert werden muss, worum es bei dem Treffen tatsächlich ging.
Reine Mitarbeiterbewirtung, Betriebsveranstaltungen und private Verpflegung können anders zu beurteilen sein. Eine Buchungsroutine für Geschäftspartner sollte nicht ungeprüft auf ein Teamfest übertragen werden. Zusätzlich können lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Fragen entstehen. Deshalb hilft es, schon bei der Belegprüfung die Teilnehmergruppe und den konkreten Anlass festzuhalten. Eine pauschale Kategorie „Essen“ ist für diese Unterscheidung zu ungenau.
Die einkommensteuerliche Begrenzung
Bei angemessenen und nachgewiesenen geschäftlichen Bewirtungsaufwendungen lässt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG grundsätzlich einen Abzug von 70 Prozent zu. Der übrige Anteil ist nicht abziehbar. Die Begrenzung setzt nicht die Dokumentation außer Kraft: Ohne ausreichenden Nachweis ist der Abzug nicht allein deshalb gesichert, weil eine Software automatisch 70 Prozent berechnet. Ebenso ist unangemessener Aufwand nicht pauschal nach demselben Schema begünstigt.
Wenn die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar ist, wird für die einkommensteuerliche Aufteilung grundsätzlich der entsprechende Nettoaufwand betrachtet. Besteht kein Vorsteuerabzug, ist die nicht abziehbare Umsatzsteuer bei der Bestimmung des maßgeblichen Aufwands zu berücksichtigen. Der Buchungsablauf muss daher zum umsatzsteuerlichen Status passen. Eine einheitliche Netto-Vorlage für alle Betriebe würde diese Unterschiede übersehen.
Vorsteuer nicht mit dem nicht abziehbaren Anteil verwechseln
§ 15 Abs. 1a UStG enthält eine besondere Ausnahme für angemessene und nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen. Der einkommensteuerlich nicht abziehbare Anteil führt deshalb nicht automatisch zu einer entsprechenden Kürzung der Vorsteuer. Unter den übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG kann die ausgewiesene Vorsteuer vollständig abziehbar sein. Gerade die Behauptung, stets nur 70 Prozent der Umsatzsteuer seien abziehbar, wäre für diesen Fall falsch.
Die übrigen Voraussetzungen bleiben bestehen
Voller möglicher Vorsteuerabzug bedeutet nicht, dass jede Restaurantrechnung ohne Prüfung angesetzt werden darf. Erforderlich sind insbesondere eine geeignete Rechnung und die unternehmerische Verwendung. Steuerfreie Ausgangsumsätze, fehlende Berechtigung zum Vorsteuerabzug oder private Anteile können die Behandlung verändern. Der Beitrag zu den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erläutert diese getrennte Prüfung. Ein rechnerisch richtiger Betrag kann fachlich dennoch unzulässig sein.
Ein Buchungsbeispiel ohne falsche Steuersatzannahme
Eine geprüfte Restaurantrechnung weist im vereinfachten Beispiel insgesamt 200 Euro Nettoaufwand und 20 Euro Umsatzsteuer aus; bezahlt werden 220 Euro. Die Umsatzsteuer ist hier ein vorgegebener Gesamtbetrag aus den geprüften Rechnungspositionen, kein allgemeiner Restaurantsteuersatz. Unterstellt werden angemessene, nachgewiesene geschäftliche Bewirtung und die vollständige Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Der einkommensteuerlich abziehbare Nettoanteil beträgt 140 Euro, der nicht abziehbare Nettoanteil 60 Euro.
Die 20 Euro Vorsteuer werden unter diesen Annahmen vollständig getrennt erfasst. Sie werden nicht auf 14 Euro gekürzt. Damit lassen sich die Beträge nachvollziehen: 140 Euro abziehbarer Aufwand, 60 Euro nicht abziehbarer Aufwand und 20 Euro Vorsteuer ergeben zusammen die Zahlung von 220 Euro. Besteht dagegen kein Vorsteuerabzug, muss die Aufteilung anhand des dann maßgeblichen Aufwands neu beurteilt werden; die Netto-Vorlage darf nicht einfach unverändert verwendet werden.
Der Mehrwertsteuerrechner kann einzelne Positionen rechnerisch prüfen. Welche Steuersätze für die tatsächlichen Leistungen gelten, folgt jedoch aus § 12 UStG und der konkreten Rechnung. Speisen und Getränke können unterschiedlich behandelt sein. Übernehmen Sie deshalb nicht ungeprüft einen einzigen Satz für die gesamte Rechnung und verändern Sie einen zweifelhaften Steuerausweis nicht eigenmächtig in Ihrer Ablage.
Getrennte Aufzeichnungen statt beliebiger Kontonummern
§ 4 Abs. 7 EStG verlangt für die erfassten Aufwendungen eine besondere getrennte Aufzeichnung. Bewirtungskosten sollten deshalb nicht unkenntlich in allgemeinen Betriebsausgaben verschwinden. Das konkrete Konto richtet sich nach dem verwendeten Kontenrahmen und dessen Einrichtung. Dieser Beitrag nennt keine ungeprüften Kontonummern als angeblich universelle Pflicht. Wichtig ist, dass abziehbarer Anteil, nicht abziehbarer Anteil und Vorsteuer nachvollziehbar getrennt verarbeitet werden.
- Geschäftlichen Anlass und Teilnehmergruppe prüfen.
- Rechnung und ergänzenden Bewirtungsnachweis verbinden.
- Umsatzsteuerliche Berechtigung gesondert beurteilen.
- Abziehbaren und nicht abziehbaren Aufwand trennen.
- Vorsteuer nicht allein wegen der 70-Prozent-Regel kürzen.
- Zahlung und mögliche Erstattung eindeutig zuordnen.
Belege und digitale Verknüpfung
Die gesetzlichen Nachweise umfassen insbesondere Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Für Restaurantbewirtung ist die Rechnung mit den erforderlichen ergänzenden Angaben zu verbinden. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 behandelt die steuerliche Anerkennung und berücksichtigt digitale beziehungsweise digitalisierte Unterlagen. Ein elektronischer Beleg ersetzt nicht den konkreten geschäftlichen Anlass; umgekehrt sollte eine ergänzende Notiz nicht ohne Bezug zur Rechnung abgelegt werden.
Der Beitrag zum richtigen Ausfüllen des Bewirtungsbelegs erklärt diese Angaben näher. Für die grundsätzliche Abgrenzung der Kosten hilft der Beitrag zu geschäftlichen Bewirtungsaufwendungen. Bei digitalen Rechnungen sollten die Originaldaten und die ergänzenden Nachweise so verbunden sein, dass derselbe Vorgang später eindeutig nachvollzogen werden kann. Ein bloßes Foto in einem unsortierten Ordner genügt organisatorisch nicht.
Häufige Fehler vermeiden
Kürzen Sie Vorsteuer nicht automatisch auf 70 Prozent. Vermischen Sie Mitarbeiteressen nicht ungeprüft mit Geschäftspartnerbewirtung. Verwenden Sie keine fremden Kontonummern, ohne den eigenen Kontenrahmen zu prüfen. Und teilen Sie Trinkgeld oder private Positionen nicht blind nach dem gleichen Schema wie sämtliche Rechnungsbestandteile auf. Die richtige Buchung folgt aus Anlass, Nachweis, Angemessenheit, Umsatzsteuerstatus und getrennten Aufzeichnungen. Erst danach ist die Prozentrechnung sinnvoll und überprüfbar.
Quellen
- § 4 EStG: Bewirtung und getrennte Aufzeichnung
- § 15 UStG: Vorsteuer und Ausnahme
- BMF: Bewirtungsaufwendungen 2025
- § 12 UStG: Steuersätze
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
